Procédures d'identification et activation des boîtes aux lettres eBO

TABLE DES MATIÈRES

• Distinction des acteurs
• 1. Personnes physiques (par ex. particuliers)
  • Identification
  • Activation immédiate
• 2. Organisations (y compris personnes morales et sociétés de personnes)
  • Procédure d'identification
  • Vérification d'adresse et enregistrement SAFE
• 3. Classification des entrepreneurs individuels & sociétés de personnes

Distinction des acteurs

Pour le choix de la procédure d'identification correcte, le classement du participant est décisif :

• Personnes physiques : Particuliers qui utilisent l'eBO exclusivement pour la communication privée.
• Entrepreneurs individuels : Travailleurs indépendants ou commerçants agissant seuls. Ils sont classés comme organisation dès que l'eBO est utilisé à des fins commerciales ou qu'une adresse d'entreprise est enregistrée.
• Sociétés de personnes : Regroupements tels que GbR ou OHG. Ceux-ci sont toujours considérés comme une organisation dans le contexte eBO.
• Organisations / Personnes morales : Entreprises dotées de la personnalité juridique propre (par ex. GmbH, AG) ainsi que clubs et associations.

Remarque : L'attribution en tant qu'organisation sert à l'adressabilité juridiquement sûre dans l'annuaire d'adresses ERV-SAFE, afin que les tribunaux et les autorités puissent identifier votre boîte aux lettres de manière unique.

1. Personnes physiques (par ex. particuliers)

Identification

La vérification de l'identité s'effectue en règle générale via des moyens d'identification électronique (eID). À cet effet, les moyens suivants sont principalement utilisés :

• Carte d'identité électronique allemande (eID) en liaison avec l'application AusweisApp2.
• Titres de séjour électroniques ou cartes eID de l'espace UE/EEE.

L'identification est effectuée soit directement dans le portail d'enregistrement SAFE, soit via l'application AusweisApp.

Activation immédiate

En cas de succès de la procédure eID, une activation immédiate de l'eBO a lieu, à condition qu'aucune adresse différente n'ait été indiquée. Dans ce cas, la boîte aux lettres est attribuée de manière unique à la personne physique. Les données de nom et d'adresse sont publiées dans l'annuaire d'adresses SAFE et sont ainsi adressables pour les tribunaux ainsi que les autorités.

2. Organisations (y compris personnes morales et sociétés de personnes)

Cette catégorie comprend les sociétés de capitaux (par ex. GmbH, AG), les clubs, les associations ainsi que les entrepreneurs individuels ou les sociétés de personnes (par ex. GbR, OHG), dans la mesure où ils doivent être gérés comme organisation dans l'eBO.

Remarque : Les entrepreneurs individuels ne sont pas considérés comme des personnes physiques dans ce contexte si l'eBO est utilisé pour l'activité commerciale ou si une adresse commerciale est enregistrée.

Procédure d'identification

En raison de la nécessaire authentification d'un sujet de droit, la procédure pour les organisations est conçue de manière plus complexe :

• Procédure d'identification manuelle : Si une vérification purement électronique n'est pas possible, une preuve manuelle est fournie. Cela se fait par la présentation d'extraits du registre du commerce ou de preuves de l'adresse commerciale. Dans certains cas, une identification par un notaire ou le service judiciaire compétent est effectuée.
• Cachet électronique : Pour confirmer l'identité de l'entreprise dans le système SAFE, un cachet électronique qualifié (qeS) peut être utilisé alternativement ou en complément.

Vérification d'adresse et enregistrement SAFE

En cas de divergences entre l'adresse commerciale et les données personnelles (notamment pour les entrepreneurs individuels/sociétés de personnes), l'adresse est vérifiée en plus via un courrier PIN. L'eBO n'est activé qu'après une validation réussie. Les données de l'organisation (nom, forme juridique, siège) sont ensuite enregistrées dans l'annuaire d'adresses SAFE pour un adressage unique.

3. Classification des entrepreneurs individuels & sociétés de personnes

Pour le classement correct dans le processus d'enregistrement, une distinction est faite entre deux scénarios d'application :

1. eBO à usage privé : Si la boîte aux lettres est utilisée exclusivement pour la communication privée, la procédure d'identification pour les personnes physiques s'applique.
2. eBO à usage professionnel : En cas d'utilisation dans un contexte commercial (par ex. correspondance avec des tribunaux), le classement se fait sous "Organisations". Les règles d'identification manuelle ou de preuve d'organisation s'appliquent.

Cette assimilation aux sociétés de personnes garantit l'attribution juridique et l'adressabilité au sein du système ERV-SAFE.