EGVP générale

Dans l'EGVP, une SAFE-ID est l'identifiant unique (adresse) d'une boîte aux lettres dans le service d'annuaire SAFE, via lequel les messages EGVP sont adressés et distribués.

Chaque participant (par ex. tribunal, autorité, avocat ou notaire) reçoit automatiquement une telle SAFE-ID lors de la création d'une boîte aux lettres EGVP, sous laquelle il est joignable dans le service d'annuaire.

Cet identifiant ressemble généralement à ceci : safe-sp1-1400589659747-015539967 et est unique dans toute l'Allemagne.

La SAFE-ID est également nécessaire pour activer, par exemple, une boîte aux lettres électronique spéciale pour les autorités (beBPo) – sans cet identifiant, aucune demande ne peut être faite auprès du bureau de vérification beBPo.

Non.

Étant donné qu'EGVP et De-Mail reposent sur des plates-formes distinctes, indépendantes juridiquement et techniquement en termes de sécurité, sur des protocoles différents (OSCI vs SMTP/IMAP avec S/MIME) ainsi que sur des écosystèmes de confiance, et qu'aucune passerelle ou service de médiation n'est techniquement ou légalement prescrit, les messages ne peuvent être envoyés et reçus qu'au sein de leur propre système respectif.

Oui.

L'eBO (« boîte aux lettres électronique pour les citoyens et les organisations ») est un moyen de transmission sécurisé dans le cadre de la communication juridique électronique. Depuis le 1er juin 2022, l'eBO est intégré à l'infrastructure EGVP et est donc également adressable dans le système beA (boîte aux lettres électronique spéciale pour avocats).

Les messages sont chiffrés dès l'envoi, et les fichiers sur le système Safe sont protégés par le concept de sécurité EGVP.

Sur la base d'un concept de rôles, des droits d'accès sont définis afin que les données ne puissent pas être lues, copiées, modifiées ou supprimées sans autorisation après leur stockage. Tous les accès pertinents pour la sécurité et la protection des données sont journalisés et la protection de l'accès est renforcée par l'utilisation d'un pare-feu.

Des informations détaillées sur les bases et les actualités de la justice peuvent être consultées sur le  ⇒ Portail de la Justice . Les guides actuels peuvent également y être téléchargés.

Non, le partage de compte pour le portail ERV n'est pas pris en charge.

En raison de l'authentification à deux facteurs (2FA) et d'autres mesures de sécurité, chaque accès est personnel et n'est pas destiné à une utilisation commune. Si le portail ERV doit être utilisé par plusieurs utilisateurs, un accès propre doit être commandé pour chaque individu.

Dans ce cas, cela n'est pas dû à une absence d'inscription, mais à un manque de droits dans le portail ERV. Un administrateur doit attribuer manuellement les droits correspondants.

Voici comment les administrateurs peuvent attribuer des droits :

• Paramètres → Droits des utilisateurs
• Sélectionner la ligne de l'utilisateur concerné
• Accès à la boîte aux lettres → Modifier
• Activer le droit d'accès souhaité via la case à cocher dans la liste des SafeID
• Cliquer sur « Fermer » pour enregistrer

Oui, la méthode d'authentification à deux facteurs peut être adaptée via les paramètres sous le point Utilisateur 2FA dans le portail en ligne.

Ici, une méthode peut être définie comme principale, supprimée, ou des jetons de secours pour la connexion peuvent être récupérés.

Prérequis

• Accès à l'interface web de la passerelle Mentana avec des droits d'administrateur.
• Une liste préparée des utilisateurs à créer au format CSV.

Instructions

1. Se connecter : Se connecter à l'interface web de la passerelle.
2. Naviguer : Naviguer vers le menu de gestion des utilisateurs.
3. Trouver la fonction : Rechercher une fonction telle que « Importer des utilisateurs » ou « Import CSV ».
4. Préparer le modèle : Si proposé, télécharger le modèle et saisir les données des utilisateurs (prénom, nom, e-mail, etc.).
5. Télécharger le fichier : Télécharger le fichier CSV préparé via la fonction de téléchargement.
6. Vérifier le résultat : Vérifier le journal système après le téléchargement pour détecter d'éventuelles erreurs.

Où trouver ma SAFE-ID ?

• Directement dans beA / beN / beBPo / eBO : Connectez-vous à la boîte aux lettres et allez dans Paramètres → Vue d'ensemble. Votre propre SAFE-ID y est indiquée.

Où trouver la SAFE-ID d'un contact ?

• Service d'annuaire EGVP/SAFE (Carnet d'adresses) : Ouvrez le carnet d'adresses dans votre client de messagerie EGVP. Recherchez le participant et cliquez sur Info/Détails – la SAFE-ID y est affichée.

Où trouver la SAFE-ID d'un avocat ?

•  ⇒ Répertoire officiel fédéral des avocats :  Recherchez le nom, sélectionnez l'enregistrement et cliquez sur Info. La SAFE-ID est affichée dans la zone inférieure.

Le manuel est toujours installé avec le logiciel. Il peut être consulté à tout moment dans l'onglet du complément Outlook sous « Info » ou « Configuration ».

Pour voir le numéro de version, allez dans l'onglet du complément Mentana dans Outlook et cliquez sur « Info ». Les informations sur le logiciel s'affichent.

Si vous cliquez sur « Info » dans le programme et naviguez vers le point « Infos de version », vous pouvez voir l'historique des mises à jour et les modifications qu'elles contiennent.

1. Sélectionner le complément Mentana dans Outlook.
2. Ouvrir Outils de support et cliquer sur Activer la journalisation.
3. Redémarrer Outlook.
4. Reproduire l'erreur étape par étape.
5. Récupérer le fichier journal (AddinLog) via le chemin indiqué dans les Outils de support et l'envoyer au support.
6. Désactiver ensuite la journalisation.

Des instructions détaillées sont disponibles  ⇒ ici en téléchargement .

Cause : Cela se produit lorsque la passerelle de messagerie de l'expéditeur signe ou modifie le contenu du message avant l'envoi à la passerelle Mentana. Ainsi, les pièces jointes ne peuvent plus être attribuées correctement.

Solution : L'**informatique de l'expéditeur** doit s'assurer que le message est transféré **sans modification** par sa passerelle de messagerie vers la passerelle Mentana. Cela ne peut pas être résolu par notre informatique ou notre service.

Si des paramètres correctement configurés dans la passerelle sont écrasés lors de l'envoi, le message est nécessaire sous forme de fichier pour retracer le processus.

Veuillez envoyer le message sous forme de **fichier .eml** ou l'**en-tête du message**, une fois tel qu'il a été **envoyé** et une fois tel qu'il a été **reçu**. Si le complément est installé, un journal de complément est également très utile.

Tentatives de livraison & Escalade : La passerelle tente jusqu'à cinq fois de livrer un message. Si cela échoue, le message est transféré à l'adresse Postmaster enregistrée et atterrit finalement dans le dossier C:\Program Files\Mentana\Gateway\data\Failed-Messages sous forme de fichier .eml.

Étapes de vérification :

• Vérifier la connexion entre la passerelle et le serveur de messagerie.
• Demander au Postmaster si un transfert a été reçu.
• Vérifier la période d'envoi dans le journal de la passerelle.

Support : Si le message est toujours manquant, veuillez nous envoyer l'**ID de message EGVP**.

Cause : L'envoi s'interrompt si une pièce jointe porte un nom non autorisé.

Liste de contrôle pour les noms de fichiers autorisés :

• Uniquement des lettres et des chiffres (trémas autorisés).
• Pas de caractères spéciaux.
• Utiliser uniquement - (trait d'union) ou _ (tiret bas) comme séparateurs.
• Longueur maximale : 90 caractères.
• Un seul point . avant l'extension de fichier.

Solution : Renommer le fichier en conséquence et réessayer l'envoi.

Cause : L'erreur 9999 indique une *perturbation temporaire* dans le processus d'envoi, où une ressource nécessaire (par ex. le système SAFE de la justice) était brièvement inaccessible.

Solution : Les versions actuelles de la passerelle contiennent une fonction automatique pour de nouvelles tentatives d'envoi. Veuillez patienter et renvoyer le message après un certain temps. Si l'erreur persiste, vérifiez l'accessibilité du destinataire.

Cause : L'erreur 150067 signifie que le fichier xJustiz joint n'a pas pu être lu car il est défectueux ou non conforme.

Solution : Vérifiez le fichier avec le  ⇒ XML-Checker  officiel de la justice et adaptez-le si nécessaire.

Cause : Outlook désactive les compléments qu'il considère comme trop lents. Cela peut se produire lorsque le complément vérifie les e-mails en arrière-plan avec une connexion lente au serveur de messagerie.

Solution : Dans le registre Windows, Outlook peut être configuré de manière à ce que le complément Mentana reste actif en permanence. Cela ne doit être effectué que par le service informatique. Des instructions détaillées se trouvent chez Microsoft sous :

 ⇒ Prise en charge du maintien de l'activation des compléments 

Dans la boîte aux lettres électronique judiciaire et administrative (EGVP), un accusé de réception électronique (eEB) peut être demandé exclusivement par la **Justice**. Pour les autres groupes d'utilisateurs, tels que les citoyens ou les organisations, la demande d'un eEB n'est pas prévue.

1. Créer un nouveau certificat : Créer un nouveau certificat SSL au format .pfx ou .p12 dans votre autorité de certification (CA).
2. Démarrer la configuration de la passerelle : Ouvrir l'application Configuration de la passerelle.
3. Télécharger le Keystore : Dans l'onglet Console Web, cliquer sur Télécharger un nouveau Keystore. (Remarque : les fichiers .pfx doivent être renommés en .p12).
4. Enregistrer le mot de passe & tester : Saisir le mot de passe du Keystore et tester la fonction.
5. Enregistrer la configuration : Enregistrer la configuration.
6. Redémarrer le service : Redémarrer le service Mentana Gateway Webkonsole.
7. Test de fonctionnement : Appeler la console Web via le nouveau nom d'hôte et effectuer un envoi de test.