FAQ EGVP

Eine SAFE-ID ist bei EGVP die eindeutige Kennung (Adresse) eines Postfachs im SAFE-Verzeichnisdienst, über die EGVP-Nachrichten adressiert und zugestellt werden.

Jeder Teilnehmer (z. B. Gericht, Behörde, Anwalt oder Notar) erhält beim Anlegen eines EGVP-Postfachs automatisch eine solche SAFE-ID, unter der er im Verzeichnisdienst erreichbar ist.

Diese ID sieht üblicherweise etwa so aus: safe-sp1-1400589659747-015539967 und ist in ganz Deutschland einmalig.

Die SAFE-ID wird auch benötigt, um bspw. ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) freizuschalten – ohne diese ID kann man bei der beBPo-Prüfstelle keinen Antrag stellen.

Nein.

Weil EGVP und De-Mail als getrennte, rechts- und sicherheitstechnisch voneinander unabhängige Plattformen auf unterschiedlichen Protokollen (OSCI vs. SMTP/IMAP mit S/MIME) sowie Vertrauens-Ökosystemen basieren und weder technisch noch gesetzlich ein Gateway oder Vermittlungsdienst vorgeschrieben ist, können Nachrichten nur innerhalb des jeweils eigenen Systems versendet und empfangen werden.

Ja.

Das eBO („elektronisches Bürger- und Organisationspostfach“) ist ein sicherer Übermittlungsweg im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs. Seit dem 1. Juni 2022 ist das eBO in die EGVP-Infrastruktur eingebunden und somit auch im beA-System (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) adressierbar.

Die Nachrichten sind ab Versand verschlüsselt, und die Dateien auf dem Safe-System sind durch das EGVP-Sicherheitskonzept geschützt.

Auf Basis eines Rollenkonzeptes sind Zugriffsberechtigungen definiert, damit Daten nach ihrer Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können. Alle sicherheits- und datenschutzrelevanten Zugriffe werden protokolliert und der Zugriffsschutz wird durch den Einsatz einer Firewall erhöht.

Ausführliche Grundlagen und aktuelle Meldungen der Justiz können im Justizportal eingesehen werden. Dort können auch die aktuellen Leitfäden heruntergeladen werden.

Nein, das Account Sharing für das ERV Portal wird nicht unterstützt.

Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und weitere Sicherungsmaßnahmen ist jeder Zugang personengebunden und nicht zur gemeinsamen Nutzung vorgesehen. Wenn das ERV Portal mit mehreren Anwendern genutzt werden soll, muss für jedes Individuum ein eigener Zugang beauftragt werden.

In diesem Fall liegt es nicht an einer fehlenden Registrierung, sondern an fehlenden Berechtigungen im ERV-Portal. Ein Administrator muss die entsprechenden Berechtigungen manuell vergeben.

So können Admins Berechtigungen vergeben:

• Einstellungen → Benutzerrechte
• Zeile des betroffenen Nutzers auswählen
• Postfachzugriff → Bearbeiten
• In der Liste der SafeIDs die gewünschte Zugriffsberechtigung per Checkbox aktivieren
• Auf „Schließen“ klicken, um zu speichern

Ja, die Methode der Zwei-Faktor-Anmeldung kann über die Einstellungen unter dem Punkt Benutzer 2FA im Onlineportal angepasst werden.

Hier kann eine Methode primär gesetzt, gelöscht oder es können Backup Token für den Login abgerufen werden.

Wo finde ich meine SAFE-ID?

• Direkt in beA / beN / beBPo / eBO: Melden Sie sich im Postfach an und gehen Sie auf Einstellungen → Übersicht. Dort wird Ihre eigene SAFE-ID ausgewiesen.

Wo finde ich die SAFE-ID eines Kontaktes?

• EGVP-/SAFE-Verzeichnisdienst (Adressbuch): Öffnen Sie in Ihrem EGVP-Mail Client das Adressbuch. Suchen Sie den Teilnehmer und klicken Sie auf Info/Details – dort wird die SAFE-ID angezeigt.

Wo finde ich die SAFE-ID eines Anwaltes?

• Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis: Suchen Sie nach dem Namen, wählen Sie den Datensatz aus und klicken Sie auf Info. Die SAFE-ID wird im unteren Bereich angezeigt.

Das Handbuch wird immer mitinstalliert. Es kann im Outlook Add-in Tab unter "Info" oder "Konfiguration" jederzeit aufgerufen werden.

Um die Versionsnummer zu sehen, gehen Sie in Outlook auf den Reiter des Mentana-Add-Ins und klicken Sie auf "Info". Die Informationen über die Software werden angezeigt.

Wenn Sie im Programm auf "Info" klicken und zum Punkt "Versionsinfos" navigieren, können Sie den Updateverlauf und die darin enthaltenen Änderungen sehen.

1. In Outlook das Mentana Add-in auswählen.
2. Support-Tools öffnen und Logging aktivieren anklicken.
3. Outlook neu starten.
4. Den Fehler Schritt für Schritt nachstellen.
5. Die Logdatei (AddinLog) über den in den Support-Tools angezeigten Pfad abrufen und an den Support senden.
6. Anschließend das Logging wieder deaktivieren.

Eine ausführliche Anleitung dazu ist hier zum Download verfügbar.

Ursache: Dies passiert, wenn das Mailgateway des Absenders die Nachricht vor dem Versand an das Mentana Gateway signiert oder inhaltlich verändert. Dadurch können die Anhänge nicht mehr korrekt zugeordnet werden.

Lösung: Die IT des Absenders muss sicherstellen, dass die Nachricht auf seinem Mailgateway unverändert an das Mentana Gateway weitergeleitet wird. Dies kann nicht von unserer IT oder dem Service behoben werden.

Wenn Einstellungen, die im Gateway korrekt konfiguriert wurden, beim Versand überschrieben werden, wird die Nachricht als Datei benötigt, um den Vorgang nachzuvollziehen.

Bitte senden Sie die Nachricht als .eml-Datei oder den Nachrichten-Header, einmal in der Form, wie sie versendet wurde, und einmal, wie sie empfangen wurde. Bei installiertem Add-in ist zusätzlich ein Add-in Log sehr hilfreich.

Zustellversuche & Eskalation: Das Gateway versucht bis zu fünfmal, eine Nachricht zuzustellen. Scheitert dies, wird die Nachricht an die hinterlegte Postmaster-Adresse weitergeleitet und landet letztendlich im Ordner C:\Program Files\Mentana\Gateway\data\Failed-Messages als .eml-Datei.

Prüfschritte:

• Verbindung zwischen Gateway und Mailserver prüfen.
• Postmaster fragen, ob eine Weiterleitung eingegangen ist.
• Im Gateway-Log den Versandzeitraum prüfen.

Support: Falls die Nachricht weiterhin fehlt, senden Sie uns bitte die EGVP Message-ID der Nachricht.

Ursache: Der Versand bricht ab, wenn ein Dateianhang einen nicht zulässigen Namen trägt.

Checkliste für zulässige Dateinamen:

• Nur Buchstaben und Zahlen (Umlaute erlaubt).
• Keine Sonderzeichen.
• Als Trenner nur - (Bindestrich) oder _ (Unterstrich) verwenden.
• Maximale Länge: 90 Zeichen.
• Nur ein Punkt . vor der Dateiendung.

Lösung: Die Datei entsprechend umbenennen und den Versand erneut versuchen.

Ursache: Fehler 9999 weist auf eine temporäre Störung im Sendeprozess hin, bei der eine benötigte Ressource (z.B. das SAFE-System der Justiz) kurzzeitig nicht erreichbar war.

Lösung: Aktuelle Gateway-Versionen enthalten eine automatische Funktion für erneute Sendeversuche. Warten Sie bitte ab und versenden Sie die Nachricht nach einiger Zeit erneut. Bleibt der Fehler bestehen, prüfen Sie die Erreichbarkeit des Empfängers.

Ursache: Fehler 150067 bedeutet, dass die angehängte xJustiz-Datei nicht gelesen werden konnte, weil sie fehlerhaft oder nicht konform ist.

Lösung: Überprüfen Sie die Datei mit dem offiziellen XML-Checker der Justiz und passen Sie sie bei Bedarf an.

Ursache: Outlook deaktiviert Add-ins, die es für zu langsam hält. Dies kann passieren, wenn das Add-In bei langsamer Verbindung zum Mailserver E-Mails im Hintergrund überprüft.

Lösung: In der Windows Registry kann Outlook so konfiguriert werden, dass das Mentana Add-In permanent aktiv bleibt. Dies sollte nur von der IT-Abteilung durchgeführt werden. Eine detaillierte Anleitung findet sich bei Microsoft unter Unterstützung für das Aktiviertlassen von Add-Ins.

Im Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) kann eine elektronische Empfangsbestätigung (eEB) ausschließlich von der Justiz angefordert werden. Für andere Nutzergruppen, wie beispielsweise Bürger oder Organisationen, ist die Anforderung einer eEB nicht vorgesehen.

Standard: Das Add-In akzeptiert standardmäßig nur die Dateitypen, die nach ERVV § 2 für den elektronischen Rechtsverkehr zugelassen sind.

Weitere Dateiendungen freischalten:

1. Registrierungseditor öffnen.
2. Zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Mentana\Mentana Outlook Add-In navigieren.
3. Den Eintrag EGVP_erlaubte_Dateitypen bearbeiten und die gewünschten Endungen (durch Semikolon getrennt) hinzufügen.
4. Outlook neu starten.

1. Neues Zertifikat erstellen: In Ihrer Zertifizierungsstelle (CA) ein neues SSL-Zertifikat im Format .pfx oder .p12 erstellen.
2. Gateway-Konfiguration starten: Die Anwendung Gateway-Konfiguration öffnen.
3. Keystore hochladen: Im Register Webkonsole auf Neuen Keystore hochladen klicken. (Hinweis: .pfx-Dateien müssen in .p12 umbenannt werden).
4. Passwort hinterlegen & testen: Das Keystore-Passwort eingeben und die Funktion testen.
5. Konfiguration speichern: Die Konfiguration speichern.
6. Dienst neu starten: Den Dienst Mentana Gateway Webkonsole neu starten.
7. Funktionstest: Die Webkonsole über den neuen Hostnamen aufrufen und einen Testversand durchführen.