FAQ EGVP

Sie können sich die Ausführlichen Grundlagen und aktuelle Meldungen der Justiz im Justizportal ansehen. Dort können Sie auch die aktuellen Leitfäden herunterladen. 

Über laufende und behobene Störungen informieren wir in Echtzeit auf unserem Störungsticker.

So nutzen Sie den Störungsticker:

• Aufrufen – Link öffnen und die aktuelle Statusübersicht einsehen.
• Filtern – Nach betroffenen Diensten oder Zeiträumen sortieren.
• Abonnieren – Optional per E-Mail oder RSS automatisch Updates erhalten.

Der Ticker wird kontinuierlich aktualisiert, sodass Sie stets den neuesten Stand haben, ohne ein Ticket bei uns eröffnen zu müssen.

Wenn beim Versendenden im Add-in alles richtig ist, aber beim Sendeprotokoll eine json-Datei als gesendete Anlagen steht, dann bedeutet das, dass die Anhänge vom Mentana Gateway nicht richtig mit der Nachricht gemappt werden. 

Das kommt entweder  davon, dass das Mailgateway des Versendenden die Nachricht vor dem Versenden signiert, oder es inhaltlich verändert und wir somit die Nachricht nicht korrekt weiterverarbeiten können. 

Lösung ist: Die IT des Versendenden muss die Nachricht auf seinem Mailgateway unverändert an das Mentana Gateway weiterleiten. Dies kann von unserer IT oder dem Service nicht behoben werden.

Im Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) kann eine elektronische Empfangsbestätigung (eEB) ausschließlich von der Justiz angefordert werden. 

Für andere Nutzergruppen, wie beispielsweise Bürger oder Organisationen, ist die Anforderung einer eEB nicht vorgesehen. 

Diese Einschränkung ergibt sich aus den rechtlichen Vorgaben des elektronischen Rechtsverkehrs, insbesondere aus der Zivilprozessordnung (ZPO) und der entsprechenden Verordnung zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Staatsanwaltschaften (ERVV).

Das Handbuch vom Add-in wird immer mit installiert. Sie können sich das im Outlook Add-in Tab unter Info oder Konfiguration jederzeit ansehen.

Wenn es sich um veränderte Einstellungen handelt, die im Gateway korrekt eingestellt wurden, aber bei Versand überschrieben und mit anderen Eigenschaften versehen werden, benötigen wir die Nachricht als Datei, um Nachvollziehen zu können, was genau passiert ist. 

Schicken Sie uns dafür die Nachricht bitte als .eml Datei oder senden Sie uns den Header. 

Eine Anleitung dazu finden Sie unten angehängt. 

Nein

Weil EGVP und De-Mail als getrennte, rechts- und sicherheitstechnisch voneinander unabhängige Plattformen auf unterschiedlichen Protokollen (OSCI vs. SMTP/IMAP mit S/MIME) sowie Vertrauens-Ökosystemen basieren und weder technisch noch gesetzlich ein Gateway oder Vermittlungsdienst vorgeschrieben ist, können Nachrichten nur innerhalb des jeweils eigenen Systems versendet und empfangen werden.

Ja

Das eBO („elektronisches Bürger- und Organisationspostfach“) ist ein sicherer, Ende-zu-Ende verschlüsselter Übermittlungsweg im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs. Bürger*innen und Organisationen können darüber verschlüsselte Nachrichten an Gerichte und Behörden senden – eine elektronische Signatur ersetzt dabei die handschriftliche Unterschrift. Seit dem 1. Juni 2022 ist das eBO in die EGVP-Infrastruktur eingebunden und somit auch im beA-System adressierbar, erkennbar an der EGVP-Rolle „egvp_ebo“. 

Das beA („besonderes elektronisches Anwaltspostfach“) ist das spezielle Postfach für Rechtsanwältinnen im elektronischen Rechtsverkehr. Seit Oktober 2016 müssen alle in Deutschland zugelassenen Anwälte ein beA nutzen, um Dokumente und Nachrichten sicher und rechtsverbindlich mit Gerichten, Behörden und anderen verfahrensbeteiligten Anwältinnen auszutauschen. Es ist ebenfalls Teil der EGVP-Infrastruktur und bietet eine doppelt verschlüsselte, anwaltsspezifische Kommunikationsplattform .

Eine SAFE-ID ist bei EGVP die eindeutige Kennung (Adresse) eines Postfachs im SAFE-Verzeichnisdienst, über die EGVP-Nachrichten adressiert und zugestellt werden. 

Jeder Teilnehmer (z. B. Gericht, Behörde, Anwalt oder Notar) erhält beim Anlegen eines EGVP-Postfachs über den Governikus Communicator automatisch eine solche SAFE-ID, unter der er im Verzeichnisdienst erreichbar ist. 

Diese ID sieht üblicherweise etwa so aus: safe-sp1-1400589659747-015539967 und ist in ganz Deutschland einmalig. 

Die SAFE-ID wird auch benötigt, um bspw. ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) freizuschalten – ohne diese ID kann man bei der beBPo-Prüfstelle keinen Antrag stellen.

Wo finde ich meine SAFE-ID?

• Direkt in beA / beN / beBPo / eBO

  Melden Sie sich im Postfach an und gehen Sie auf Einstellungen → Übersicht.

  In der Übersichtsseite wird Ihre eigene SAFE-ID ausdrücklich ausgewiesen

Wo finde ich die SAFE-ID eines Kontaktes?

• EGVP-/SAFE-Verzeichnisdienst (Adressbuch)
  Öffnen Sie in Ihrem EGVP-Client (z. B. Mentana Gateway) das Adressbuch.

• Suchen Sie den gewünschten Teilnehmer, wählen Sie den Datensatz an und klicken Sie auf Info/Details – dort wird die SAFE-ID unter „Nutzer-ID“ oder „SAFE-ID“ angezeigt. 

  
  

  
  

Wo finde ich die SAFE-ID eines Anwaltes?

• Bundesweites Amtliches Anwaltsverzeichnis
  1. Aufrufen & nach Name + Vorname suchen.
  2. Datensatz auswählen → Info.
  3. Im unteren Bereich wird die SAFE-ID angezeigt.
     Ist keine SAFE-ID sichtbar, wenden Sie sich an Ihre regionale RAK.
• Direkt im beA-Postfach
  Melden Sie sich an, gehen Sie zu Einstellungen; die SAFE-ID erscheint in der Übersicht.

Datenkorrektur
Stimmt ein Eintrag im Anwaltsverzeichnis nicht, kann ausschließlich Ihre zuständige Rechtsanwaltskammer Änderungen veranlassen.

Sie können die Methode der Zwei-Faktor Anmeldung über die Einstellungen unter dem Punkt Benutzer 2FA anpassen. 

Im folgenden sehen Sie, wie Sie dorthin navigieren können. 

Hier können Sie eine Methode primär setzen, löschen wenn obsolet, oder auch ihre Backup Token zum Login abrufen. 

Wir supporten kein Account Sharing für das ERV Portal.

Je mehr Anwender einen Zugang nutzen, desto unsicherer wird der Account und es gibt nur wenige Anwendungen, die das zulassen.

Unser Berechtigungskonzept ist so gestaltet, das für Sie die Verwaltung von Benutzern einfacher wird, so das zum Beispiel auch einzelnen Nutzern ohne großen Aufwand die Rechte auf SAFE-IDs vollständig entzogen werden können.

Durch die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und weitere Sicherungsmaßnahmen ist jeder Zugang personengebunden und nicht zur gemeinsamen Nutzung vorgesehen. 

Wenn Sie das ERV Portal mit mehreren Anwendern nutzen wollen, muss daher für jedes Individuum ein eigener Zugang beauftragt werden.  

Zustellversuche

Das Gateway versucht bis zu fünfmal im Abstand von 15 Minuten an Ihr Funktionspostfach (Safe-ID) zu liefern. Scheitert die Zustellung, startet die Eskalation.

Eskalationsstufen

• Weiterleitung an die im Gateway hinterlegte Postmaster-Adresse
• Weiterleitung an den SysAdmin, falls der Postmaster denselben Mailserver nutzt
• Ablage im Ordner Failed-Messages
  Pfad: C:\Program Files\Mentana\Gateway\data\Failed-Messages
  Die Originalnachricht liegt dort als .eml und kann mit jedem E-Mail-Client weitergeleitet werden.

Prüfschritte vor Ort

• Verbindung zwischen Gateway und Mailserver prüfen
• Postmaster / SysAdmin fragen, ob eine Weiterleitung eingegangen ist
• Im Gateway-Log den Versandzeitraum nachvollziehen

Löschregeln

Das Gateway löscht eine Nachricht erst, wenn sie erfolgreich verarbeitet wurde – dazu zählt auch die Ablage im Ordner Failed-Messages.

Erneute Zustellung

Nutzen Sie die Archivierungsfunktion des Gateways, um Nachrichten aus Failed-Messages erneut an den Mailserver zu senden.

Support

Falls die Nachricht weiterhin fehlt, senden Sie uns bitte:

• die EGVP Message-ID der nicht zugestellten Nachricht
• die EGVP Message-ID eines Versenders aus dem Sendeprotokoll

Mit diesen Angaben prüfen wir, ob und wann zugestellt wurde.

Ursache

Fehler 9999 weist auf eine temporäre Störung im Sendeprozess hin. Während der Übertragung konnte eine benötigte Ressource nicht erreicht werden.

Mögliche Auslöser

• SAFE-System der Justiz war kurzzeitig nicht erreichbar.
• Empfangssystem des Zielpostfachs war nicht verfügbar.

Neuer Mechanismus in aktueller Gateway-Version

Unsere jüngste Version enthält eine automatische Funktion für erneute Sendeversuche, um kurzzeitige Unterbrechungen selbstständig abzufangen.

Empfohlene Vorgehensweise

• Bei Auftreten von Fehler 9999: warten Sie bitte ab.
• Versenden Sie die Nachricht nach einiger Zeit erneut.
• Sollte der Fehler bestehen bleiben, prüfen Sie die Erreichbarkeit des SAFE-Systems bzw. des Empfängers.

Ursache
Fehler 150067 weist darauf hin, dass die angehängte xJustiz-Datei nicht gelesen werden konnte. Häufig ist eine extern erstellte xJustiz-Datei fehlerhaft oder nicht konform.

Lösung
Überprüfen Sie die Datei mit dem offiziellen XML-Checker der Justiz und passen Sie sie ggf. an.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Schemata 3.4.1 herunterladen und entpacken.
2. Die XML-Checker-JAR von dieser Seite in denselben Ordner mit den XSD-Dateien kopieren und starten.
3. Die zu prüfende xJustiz-Datei in diesen Ordner legen.
4. Im XML-Checker die Datei auswählen und auf parse klicken.

Werden Fehler ausgegeben, korrigieren Sie die xJustiz-Datei und versenden Sie die Nachricht anschließend erneut.

Ursache
Das Add-In überprüft E-Mails im Hintergrund. Bei langsamer Verbindung zum Mailserver braucht dieser Vorgang länger und Outlook stuft das Add-In als „zu langsam“ ein.

Hintergrund
Outlook deaktiviert Add-Ins automatisch, wenn sie das von Microsoft definierte Zeitlimit überschreiten. Diese Einstellung schützt generell die Performance, kann aber in Spezialfällen unerwünschte Aussetzer verursachen.

Lösung
In der Registry kann Outlook so konfiguriert werden, dass ein bestimmtes Add-In permanent aktiv bleibt.

1. Prüfen Sie mit Ihrer IT, ob Registry-Änderungen erlaubt sind.
2. Folgen Sie der Microsoft-Anleitung Unterstützung für das Aktiviertlassen von Add-Ins.
3. Setzen Sie die Schlüssel LoadBehavior und DontMonitor für das Mentana-Add-In entsprechend.
4. Outlook neu starten und Funktion testen.

Weitere Hilfe
Bei Fragen zum Mentana Outlook Add-In oder anderen Produkten von FP Digital wenden Sie sich gern an unseren Support.

Hintergrund

Der Versand bricht häufig ab, wenn der Dateianhang einen nicht zulässigen Namen trägt. 

Frühere Programmversionen akzeptierten teils abweichende Dateinamen, die aktuellen Programmversionen jedoch nicht mehr.

Zulässige Dateinamen – Checkliste

• Nur Buchstaben und Zahlen (Umlaute erlaubt)
• Keine Sonderzeichen
• Als Trenner nur - (Bindestrich) oder _ (Unterstrich) verwenden
  – keine Gedankenstriche — oder Halbgeviertstriche
• Maximale Länge: 90 Zeichen
• Nur ein Punkt . vor der Dateiendung; sonst keine Punkte

Lösung

1. Datei entsprechend umbenennen und Versand erneut testen.
2. Sollte der Versandt weiterhin nicht funktionieren: gewünschten Dateinamen als Klartext (kein Screenshot) an unseren Support senden, damit wir dies für Sie prüfen können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Outlook starten und das Mentana Add-in auswählen.
2. Support-Tools öffnen und Logging aktivieren anklicken.
3. Outlook neu starten.
4. Alle Aktionen Schritt für Schritt ausführen, um den Fehler nachzustellen.
5. Die Logdatei (AddinLog) über den in Support-Tools angegebenen Pfad abrufen und an unseren Support senden.
6. Anschließend das Logging wieder deaktivieren.

Tipp

Der genaue Speicherort der Logdatei wird in den Support-Tools angezeigt.

Standard-Dateiendungen
Das Add-In akzeptiert nur die Dateitypen, die nach ERVV § 2 für den elektronischen Rechtsverkehr zugelassen sind. Nicht konforme Formate können von den Gerichtsfachverfahren nicht verarbeitet werden und führen zur Ablehnung der EGVP-Nachricht.

Hinweis
Klären Sie mit Ihrer IT, ob das Hinzufügen weiterer Dateitypen mit gerichtlichen Vorgaben vereinbar ist.

Regelgrundlage
Geregelt in der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs (ERVV) § 2 – Anforderungen an elektronische Dokumente.

Weitere Dateiendungen freischalten

1. Registrierungseditor öffnen.
2. Zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Mentana\Mentana Outlook Add-In navigieren.
3. Den Eintrag EGVP_erlaubte_Dateitypen bearbeiten und die gewünschten Endungen (durch Semikolon trennen) hinzufügen.
4. Outlook neu starten und Testversand durchführen.

Voraussetzung
Mentana Gateway ab Version 1.8.xxx.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Neues Zertifikat erstellen
   • In Ihrer Zertifizierungsstelle (Certificate Authority – CA) ein neues SSL-Zertifikat mit Kennwort erzeugen.
   • Empfohlene Containerformate: .pfx oder .p12 (PKCS #12).
2. Gateway-Konfiguration starten
   Öffnen Sie auf dem Mentana Gateway die Anwendung Gateway-Konfiguration.
3. Keystore hochladen
   • Register Webkonsole (optional) wählen.
   • Neuen Keystore hochladen → das neue Zertifikat auswählen.
   • Unterstützt werden .p12-Dateien oder Java Keystores.
   Hinweis: Liegt nur eine .pfx-Datei (Personal Information Exchange) vor, genügt das Umbenennen in .p12; der Inhalt bleibt unverändert.
4. Passwort hinterlegen & testen
   • Feld Keystore Passwort ausfüllen.
   • Testen anklicken – das System prüft, ob sich das Zertifikat mit dem Passwort öffnen lässt und liefert eine Rückmeldung.
5. Konfiguration speichern
   • Speichern wählen.
   • Bestätigen Sie die Meldung; es erscheint der Hinweis, die betroffenen Dienste neu zu starten.
6. Dienst neu starten
   Den Dienst Mentana Gateway Webkonsole stoppen und wieder starten.
7. Funktionstest
   1. Webkonsole über den im Zertifikat hinterlegten Hostnamen aufrufen – es dürfen keine Zertifikatswarnungen erscheinen.
   2. Testversand durchführen.

Wichtig
Ändern sich Zertifikate in der Zertifikatskette des neuen SSL-Zertifikats, müssen diese auch an alle Client-Computer verteilt und in deren Zertifikatsspeicher importiert werden.

Es kann vorkommen, dass ein Nutzer zwar eingeladen wurde, aber keine entsprechenden Zugriffsrechte erhalten hat. In diesem Fall liegt es nicht an einer fehlenden Registrierung, sondern an fehlenden Berechtigungen im ERV-Portal.

Beispiel: Ein Administrator (z. B. ein Kollege mit Adminrechten) hat mehrere Einladungen versendet – eine mit vollen Rechten an sich selbst und eine ohne Rechte an einen weiteren Mitarbeitenden. Damit dieser zweite Nutzer das Portal nutzen kann, müssen die entsprechenden Berechtigungen manuell vergeben werden.

So können Admins Berechtigungen im ERV-Portal vergeben:

• Einstellungen
• Benutzerrechte
• Zeile des betroffenen Nutzers auswählen
• Postfachzugriff → Bearbeiten
• In der Liste der SafeIDs die gewünschte Zugriffsberechtigung per Checkbox aktivieren
• Auf „Schließen“ klicken, um zu speichern

Danach sollte der betreffende Nutzer wie gewünscht auf das ERV-Postfach zugreifen können.

Im Mentana Outlook-Add-In finden Sie das Handbuch wie folgt:

Klicken Sie in Outlook auf das 'Mentana Add-In':

Klicken Sie auf 'Info', und dann in dem Pop-Up Fenster auf 'Handbuch':

Das Handbuch öffnet sich: 

Im Mentana Gateway finden Sie das Handbuch wie folgt: 

- In Arbeit

Im Portal finden Sie das Handbuch wie folgt:

- In Arbeit

Die Nachrichten sind ab Versandt verschlüsselt, und die Dateien auf dem Safe-System sind durch das EGVP - Sicherheitskonzept geschützt. 

Auf Basis des Rollenkonzeptes sind Zugriffsberechtigungen definiert damit Daten nach ihrer Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können. 

Die vergebenen Zugriffsberechtigungen werden regelmäßig überprüft und angepasst. 

Weiter wird der Zugriffsschutz durch den Einsatz einer Firewall erhöht. 

Alle sicherheits- und datenschutzrelevanten Zugriffe werden protokolliert.

Im Rollenkonzept sind u. a. div. Administratorrollen (z.B. Sys-Admin, Log-Admin, Mailware-Admin usw.) definiert. Die Administratoren haben gemäß ihrer Rolle entsprechende Berechtigungen.