Identifizierungsverfahren und Freischaltung von eBO-Postfächern

INHALTSVERZEICHNIS

• Unterscheidung der Akteure
• 1. Natürliche Personen (z. B. Einzelpersonen)
  • Identifizierung
  • Sofort-Freischaltung
• 2. Organisationen (inkl. juristische Personen und Personengesellschaften)
  • Identifizierungsverfahren
  • Adressprüfung und SAFE-Registrierung
• 3. Klassifizierung von Einzelunternehmern & Personengesellschaften

Unterscheidung der Akteure

Für die Wahl des korrekten Identifizierungsverfahrens ist die Einstufung des Teilnehmers entscheidend:

• Natürliche Personen: Einzelpersonen, die das eBO ausschließlich für private Kommunikation nutzen.
• Einzelunternehmer: Freiberufler oder Gewerbetreibende, die allein agieren. Sie werden als Organisation eingestuft, sobald das eBO für geschäftliche Zwecke genutzt wird oder eine Firmenadresse hinterlegt ist.
• Personengesellschaften: Zusammenschlüsse wie GbR oder OHG. Diese gelten im eBO-Kontext immer als Organisation.
• Organisationen / Juristische Personen: Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit (z. B. GmbH, AG) sowie Vereine und Verbände.

Hinweis: Die Zuordnung als Organisation dient der rechtssicheren Adressierbarkeit im ERV-SAFE-Adressverzeichnis, damit Gerichte und Behörden Ihr Postfach eindeutig identifizieren können.

1. Natürliche Personen (z. B. Einzelpersonen)

Identifizierung

Die Überprüfung der Identität erfolgt im Regelfall über elektronische Identifizierungsmittel (eID). Hierzu werden vorrangig folgende Mittel genutzt:

• Deutscher elektronischer Personalausweis (eID) in Verbindung mit der AusweisApp2.
• Elektronische Aufenthaltstitel oder eID-Karten aus dem EU/EWR-Raum.

Die Identifizierung wird entweder direkt im SAFE-Registrierungsportal oder über die AusweisApp durchgeführt.

Sofort-Freischaltung

Bei erfolgreichem Abschluss des eID-Verfahrens erfolgt eine sofortige Freischaltung des eBO, sofern keine abweichende Adresse angegeben wurde. Hierbei wird das Postfach eindeutig der natürlichen Person zugeordnet. Die Namens- und Adressdaten werden im SAFE-Adressverzeichnis veröffentlicht und sind somit für Gerichte sowie Behörden adressierbar.

2. Organisationen (inkl. juristische Personen und Personengesellschaften)

Unter diese Kategorie fallen Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG), Vereine, Verbände sowie Einzelunternehmer oder Personengesellschaften (z. B. GbR, OHG), sofern diese als Organisation im eBO geführt werden sollen.

Hinweis: Einzelunternehmer werden in diesem Kontext nicht als natürliche Person gewertet, wenn das eBO für den geschäftlichen Betrieb genutzt oder eine geschäftliche Adresse hinterlegt wird.

Identifizierungsverfahren

Aufgrund der notwendigen Authentifizierung eines Rechtssubjekts ist das Verfahren für Organisationen komplexer gestaltet:

• Manuelles Identifizierungsverfahren: Sofern eine rein elektronische Prüfung nicht möglich ist, wird ein manueller Nachweis geführt. Dies erfolgt durch Vorlage von Handelsregisterauszügen oder Nachweisen zur Geschäftsadresse. In bestimmten Fällen wird eine Identifizierung durch einen Notar oder die zuständige Justizstelle durchgeführt.
• Elektronisches Siegel: Zur Bestätigung der Unternehmensidentität im SAFE-System kann alternativ oder ergänzend ein qualifiziertes elektronisches Siegel (qeS) eingesetzt werden.

Adressprüfung und SAFE-Registrierung

Bei Abweichungen zwischen der Geschäftsadresse und den persönlichen Daten (insbesondere bei Einzelunternehmern/Personengesellschaften) wird die Adresse zusätzlich über einen PIN-Brief verifiziert. Erst nach erfolgreicher Validierung wird das eBO aktiviert. Die Organisationsdaten (Name, Rechtsform, Sitz) werden anschließend zur eindeutigen Adressierung im SAFE-Adressverzeichnis hinterlegt.

3. Klassifizierung von Einzelunternehmern & Personengesellschaften

Für die korrekte Einordnung im Registrierungsprozess wird zwischen zwei Anwendungsszenarien unterschieden:

1. Privat genutztes eBO: Wird das Postfach ausschließlich für die private Kommunikation verwendet, findet das Identifizierungsverfahren für natürliche Personen Anwendung.
2. Geschäftlich genutztes eBO: Bei Nutzung im geschäftlichen Kontext (z. B. Korrespondenz mit Gerichten) erfolgt die Einordnung unter "Organisationen". Es kommen die Regeln zur manuellen Identifizierung bzw. zum Organisationsnachweis zur Anwendung.

Durch diese Gleichstellung mit Personengesellschaften wird die rechtliche Zuordnung und Adressierbarkeit innerhalb des ERV-SAFE-Systems sichergestellt.