EGVP générale

Vous pouvez consulter les bases détaillées et les annonces actuelles de la justice sur le Portail de la Justice . Vous pouvez également y télécharger les guides les plus récents. 

Nous informons en temps réel des pannes en cours et résolues sur notre suivi des pannes.

Comment utiliser le suivi des pannes :

• Consulter – Ouvrez le lien et visualisez l'aperçu de l'état actuel.
• Filtrer – Triez par services concernés ou par périodes.
• S'abonner – Recevez éventuellement des mises à jour automatiques par e-mail ou RSS.

Le suivi est mis à jour en continu, vous disposez donc toujours des dernières informations sans avoir à ouvrir un ticket chez nous.

Si tout est correct dans le complément de l'expéditeur, mais que le journal d'envoi indique un fichier .json comme pièce jointe envoyée, cela signifie que les pièces jointes ne sont pas correctement associées au message par la passerelle Mentana. 

Cela se produit soit parce que la passerelle de messagerie de l'expéditeur signe le message avant de l'envoyer, soit parce qu'elle en modifie le contenu, ce qui nous empêche de traiter correctement le message. 

La solution est la suivante : Le service informatique de l'expéditeur doit transmettre le message sans modification depuis sa passerelle de messagerie à la passerelle Mentana. Ce problème ne peut pas être résolu par notre service informatique ou notre support.

Dans la Boîte aux lettres Électronique de la Justice et de l'Administration (EGVP), une confirmation de réception électronique (eEB) ne peut être demandée que par la justice. 

Pour d'autres groupes d'utilisateurs, tels que les citoyens ou les organisations, la demande d'une eEB n'est pas prévue. 

Cette restriction découle des exigences légales de la communication juridique électronique, notamment du Code de procédure civile (ZPO) et de l'ordonnance correspondante sur la communication électronique avec les tribunaux et les parquets (ERVV).

Le manuel du complément est toujours installé avec celui-ci. Vous pouvez le consulter à tout moment dans l'onglet du complément Outlook sous Info ou Configuration.

S'il s'agit de paramètres modifiés qui ont été correctement configurés dans la passerelle, mais qui sont écrasés et dotés d'autres propriétés lors de l'envoi, nous avons besoin du message sous forme de fichier pour pouvoir comprendre ce qui s'est passé exactement, une fois sous la forme où il a été envoyé, et sous la forme où il a été reçu.

Pour cela, veuillez nous envoyer le message sous forme de fichier .eml ou nous envoyer l'en-tête. 

Vous trouverez des instructions à ce sujet en cliquant ici, ou en pièce jointe ci-dessous. 

Si le complément est installé, un journal du complément serait très utile. L'en-tête peut également être affiché via le complément.

Non

Parce que EGVP et De-Mail sont des plateformes distinctes, indépendantes l'une de l'autre sur le plan juridique et de la sécurité, basées sur des protocoles différents (OSCI vs. SMTP/IMAP avec S/MIME) ainsi que sur des écosystèmes de confiance, et qu'aucune passerelle ou service d'intermédiation n'est prescrit ni techniquement ni légalement, les messages ne peuvent être envoyés et reçus qu'au sein de leur propre système respectif.

Oui

L'eBO (« boîte aux lettres électronique du citoyen et de l'organisation ») est un canal de transmission sécurisé et chiffré de bout en bout dans le cadre de la communication juridique électronique. Les citoyens et les organisations peuvent l'utiliser pour envoyer des messages chiffrés aux tribunaux et aux autorités – une signature électronique remplace alors la signature manuscrite. Depuis le 1er juin 2022, l'eBO est intégré à l'infrastructure EGVP et est donc également adressable dans le système beA, reconnaissable au rôle EGVP « egvp_ebo ». 

Le beA (« boîte aux lettres électronique spéciale de l'avocat ») est la boîte aux lettres spéciale pour les avocats dans la communication juridique électronique. Depuis octobre 2016, tous les avocats admis en Allemagne doivent utiliser un beA pour échanger des documents et des messages de manière sécurisée et juridiquement contraignante avec les tribunaux, les autorités et d'autres avocats impliqués dans la procédure. Il fait également partie de l'infrastructure EGVP et offre une plateforme de communication doublement chiffrée, spécifique aux avocats.

Dans EGVP, un SAFE-ID est l' identifiant unique (adresse) d'une boîte aux lettres dans le service d'annuaire SAFE, via lequel les messages EGVP sont adressés et livrés. 

Chaque participant (par ex. tribunal, autorité, avocat ou notaire) reçoit automatiquement un tel SAFE-ID lors de la création d'une boîte aux lettres EGVP via le Governikus Communicator, sous lequel il est joignable dans le service d'annuaire. 

Cet ID ressemble généralement à ceci : safe-sp1-1400589659747-015539967 et est unique dans toute l'Allemagne. 

Le SAFE-ID est également nécessaire, par exemple, pour activer une boîte aux lettres électronique spéciale des autorités (beBPo) – sans cet ID, on ne peut pas déposer de demande auprès du bureau de vérification beBPo.

Où trouver mon SAFE-ID ?

• Directement dans beA / beN / beBPo / eBO

  Connectez-vous à la boîte aux lettres et allez dans Paramètres → Aperçu.

  Votre propre SAFE-ID est explicitement indiqué sur la page d'aperçu.

Où trouver le SAFE-ID d'un contact ?

• Service d'annuaire EGVP/SAFE (Carnet d'adresses)
  Ouvrez le carnet d'adresses dans votre client de messagerie EGVP.

• Recherchez le participant souhaité, sélectionnez l'enregistrement et cliquez sur Info/Détails – le SAFE-ID y sera affiché sous « ID utilisateur » ou « SAFE-ID ». 

  
  

  
  

Où trouver le SAFE-ID d'un avocat ?

• Annuaire Fédéral Officiel des Avocats
  1. Ouvrir & rechercher par nom + prénom.
  2. Sélectionner l'enregistrement → Info.
  3. Dans la partie inférieure, le SAFE-ID est affiché.
     Si aucun SAFE-ID n'est visible, contactez votre barreau régional (RAK).
• Directement dans la boîte aux lettres beA
  Connectez-vous, allez dans Paramètres ; le SAFE-ID apparaît dans l'aperçu.

Correction des données
Si une entrée dans l'annuaire des avocats est incorrecte, seule votre chambre des avocats compétente peut demander des modifications.

Vous pouvez ajuster la méthode d'authentification à deux facteurs via les paramètres sous la rubrique Utilisateur 2FA dans le portail en ligne. 

Ci-dessous, vous pouvez voir comment y naviguer. 

Ici, vous pouvez définir une méthode comme principale, la supprimer si elle est obsolète, ou récupérer vos jetons de secours pour la connexion si vous n'avez pas sous la main l'appareil déjà enregistré (par ex. smartphone) pour l'authentification. 

Vous disposez d'un maximum de 10 jetons de secours qui peuvent être récupérés pour être utilisés comme TAN pour la connexion.

Nous ne supportons pas le partage de compte pour le portail ERV.

Plus il y a d'utilisateurs qui utilisent un accès, plus le compte devient non sécurisé et peu d'applications le permettent.

Notre concept d'autorisation est conçu pour vous faciliter la gestion des utilisateurs, de sorte que, par exemple, aussi les droits sur les SAFE-IDs peuvent être complètement retirés à des utilisateurs individuels sans grand effort.

Grâce à l'authentification à deux facteurs (2FA) et à d'autres mesures de sécurité, chaque accès est lié à une personne et n'est pas destiné à un usage partagé. 

Si vous souhaitez utiliser le portail ERV avec plusieurs utilisateurs, un accès propre doit être demandé pour chaque individu.  

Tentatives de livraison

La passerelle tente de livrer jusqu'à cinq fois à des intervalles de 15 minutes à votre boîte aux lettres fonctionnelle (Safe-ID). Si la livraison échoue, l'escalade commence.

Niveaux d'escalade

• Redirection vers l'adresse postmaster configurée dans la passerelle
• Redirection vers le SysAdmin si le postmaster utilise le même serveur de messagerie
• Stockage dans le dossier Failed-Messages
  Chemin : C:\Program Files\Mentana\Gateway\data\Failed-Messages
  Le message original s'y trouve sous forme de .eml et peut être transféré avec n'importe quel client de messagerie.

Vérifications sur site

• Vérifier la connexion entre la passerelle et le serveur de messagerie
• Demander au postmaster / SysAdmin si une redirection a été reçue
• Retracer la période d'envoi dans le journal de la passerelle

Règle de livraison

La passerelle ne marque un message comme livré que lorsqu'il a été traité avec succès – cela inclut également le stockage dans le dossier Failed-Messages.

Nouvelle livraison

Utilisez la fonction d'archivage de la passerelle pour renvoyer les messages de Failed-Messages au serveur de messagerie.

Support

Si le message est toujours manquant, veuillez nous envoyer :

• l'EGVP Message-ID du message non livré
• l'EGVP Message-ID d'un expéditeur du journal d'envoi

Avec ces informations, nous vérifierons si et quand la livraison a eu lieu.

Cause

L'erreur 9999 indique une perturbation temporaire dans le processus d'envoi. Pendant la transmission, une ressource nécessaire n'a pas pu être atteinte.

Déclencheurs possibles

• Le système SAFE de la justice était temporairement inaccessible.
• Le système de réception de la boîte aux lettres de destination n'était pas disponible.

Nouveau mécanisme dans la version actuelle de la passerelle

Notre version la plus récente inclut une fonction automatique pour les nouvelles tentatives d'envoi, afin de gérer de manière autonome les interruptions de courte durée.

Procédure recommandée

• En cas d'apparition de l'erreur 9999 : veuillez patienter.
• Renvoyez le message après un certain temps.
• Si l'erreur persiste, vérifiez la disponibilité du système SAFE ou du destinataire.

Cause
L'erreur 150067 indique que le fichier xJustiz joint n'a pas pu être lu. Souvent, un fichier xJustiz créé en externe est défectueux ou non conforme.

Solution
Vérifiez le fichier avec le vérificateur XML officiel de la justice et ajustez-le si nécessaire.

Guide étape par étape

1. Télécharger et décompresser les schémas 3.4.1.
2. Copier le JAR du XML-Checker depuis cette page dans le même dossier que les fichiers XSD et le démarrer.
3. Placer le fichier xJustiz à vérifier dans ce dossier.
4. Dans le XML-Checker, sélectionner le fichier et cliquer sur parse.

Si des erreurs sont signalées, corrigez le fichier xJustiz et renvoyez ensuite le message.

Cause
Depuis Outlook 2013, le client de messagerie de Redmond désactive les compléments qu'il juge trop lents ou problématiques d'une autre manière. En principe, cette fonctionnalité est appréciable, mais elle crée aussi des problèmes.

Le complément vérifie les e-mails en arrière-plan. Si la connexion au serveur de messagerie est lente, ce processus prend plus de temps et Outlook classe le complément comme « trop lent ».

Pour empêcher Outlook de désactiver le complément Mentana, on peut définir une configuration correspondante dans le Registre.

Contexte
Outlook désactive automatiquement les compléments s'ils dépassent le délai défini par Microsoft. Ce paramètre protège généralement les performances, mais peut provoquer des interruptions indésirables dans des cas particuliers.

Solution
Dans le Registre, Outlook peut être configuré pour qu'un complément spécifique reste actif en permanence.

1. Un exemple sous forme de fichier *.reg. Avec la valeur « 1 », le complément ne sera jamais désactivé.:
2. Vérifiez auprès de votre service informatique si les modifications du Registre sont autorisées.
3. Pour des instructions plus détaillées, suivez le guide de Microsoft Prise en charge du maintien des compléments activés.
4. Définissez les clés LoadBehavior et DontMonitor pour le complément Mentana en conséquence.
5. Redémarrez Outlook et testez la fonctionnalité.

Aide supplémentaire
Pour toute question sur le complément Mentana Outlook ou d'autres produits de FP Digital, n'hésitez pas à contacter notre support.

Contexte

L'envoi échoue souvent si la pièce jointe porte un nom non autorisé. 

Les versions antérieures du programme acceptaient parfois des noms de fichiers différents, mais les versions actuelles du programme ne le font plus.

Noms de fichiers autorisés – Liste de contrôle

• Uniquement des lettres et des chiffres (caractères accentués autorisés)
• Pas de caractères spéciaux
• Utiliser uniquement - (tiret) ou _ (tiret bas) comme séparateurs
  – pas de tirets cadratins — ou demi-cadratins
• Longueur maximale : 90 caractères
• Un seul point . avant l'extension du fichier ; pas d'autres points

Solution

1. Renommer le fichier en conséquence et tester à nouveau l'envoi.
2. Si l'envoi ne fonctionne toujours pas : envoyez le nom de fichier souhaité en texte brut (pas de capture d'écran) à notre support afin que nous puissions le vérifier pour vous.

Guide étape par étape

1. Démarrer Outlook et sélectionner le complément Mentana.
2. Ouvrir les Outils de support et cliquer sur Activer la journalisation.
3. Redémarrer Outlook.
4. Exécuter toutes les actions étape par étape pour reproduire l'erreur.
5. Récupérer le fichier journal (AddinLog) via le chemin indiqué dans les Outils de support et l'envoyer à notre support.
6. Ensuite, désactiver à nouveau la Journalisation.

Conseil

L'emplacement exact du fichier journal est affiché dans les Outils de support.

Extensions de fichier par défaut
Le complément n'accepte que les types de fichiers autorisés pour la communication juridique électronique selon ERVV § 2. Les formats non conformes ne peuvent pas être traités par les systèmes judiciaires et entraînent le rejet du message EGVP.

Remarque
Vérifiez auprès de votre service informatique si l'ajout d'autres types de fichiers est compatible avec les exigences judiciaires.

Base réglementaire
Réglementé dans l'Ordonnance sur les conditions techniques cadres de la communication juridique électronique (ERVV) § 2 – Exigences relatives aux documents électroniques.

Autoriser d'autres extensions de fichier

1. Ouvrir l'éditeur du Registre.
2. Naviguer vers HKEY_CURRENT_USER\Software\Mentana\Mentana Outlook Add-In.
3. Modifier l'entrée EGVP_erlaubte_Dateitypen et ajouter les extensions souhaitées (séparées par des points-virgules).
4. Redémarrer Outlook et effectuer un envoi de test.

Prérequis
Passerelle Mentana version 1.8.xxx ou supérieure.

Guide étape par étape

1. Créer un nouveau certificat
   • Dans votre Autorité de Certification (AC), générez un nouveau certificat SSL avec un mot de passe.
   • Formats de conteneur recommandés : .pfx ou .p12 (PKCS #12).
2. Démarrer la configuration de la passerelle
   Sur la passerelle Mentana, ouvrez l'application Configuration de la passerelle.
3. Télécharger le Keystore
   • Sélectionnez l'onglet Console Web (optionnel).
   • Télécharger un nouveau keystore → sélectionnez le nouveau certificat.
   • Les formats pris en charge sont les fichiers .p12ou les Keystores Java.
    
   
   
   ⚠ Attention : Si vous ne disposez que d'un fichier .pfx (Personal Information Exchange), il doit impérativement être renommé enfichier .p12 ; le contenu reste inchangé. Sinon, il ne sera pas accepté.
    
    
4. Enregistrer le mot de passe & tester
   • Remplissez le champ Mot de passe du Keystore.
   • Cliquez sur Tester – le système vérifie si le certificat peut être ouvert avec le mot de passe et fournit une réponse.
5. Enregistrer la configuration
   • Sélectionnez Enregistrer.
   • Confirmez le message ; une notification apparaîtra pour redémarrer les services concernés.
6. Redémarrer le service
   Arrêtez puis redémarrez le service Mentana Gateway Web Console.
7. Test de fonctionnement
   1. Accédez à la console web via le nom d'hôte enregistré dans le certificat – aucun avertissement de certificat ne doit apparaître.
   2. Effectuez un envoi de test.

Important
Si les certificats de la chaîne de certificats du nouveau certificat SSL changent, ils doivent également être distribués à tous les ordinateurs clients et importés dans leurs magasins de certificats.

Il peut arriver qu'un utilisateur ait été invité, mais n'ait pas reçu les droits d'accès correspondants. Dans ce cas, le problème ne vient pas d'une absence d'inscription, mais d'un manque d'autorisations dans le portail ERV.

Exemple : Un administrateur (par ex. un collègue avec des droits d'administrateur) a envoyé plusieurs invitations – une avec tous les droits pour lui-même et une sans droits pour un autre employé. Pour que ce deuxième utilisateur puisse utiliser le portail, les autorisations correspondantes doivent être attribuées manuellement.

Comment les administrateurs peuvent attribuer des autorisations dans le portail ERV :

• Paramètres
• Droits des utilisateurs
• Sélectionner la ligne de l'utilisateur concerné
• Accès à la boîte aux lettres → Modifier
• Dans la liste des SafeIDs, activer l'autorisation d'accès souhaitée via la case à cocher
• Cliquer sur « Fermer » pour enregistrer

Après cela, l'utilisateur concerné devrait pouvoir accéder à la boîte aux lettres ERV comme souhaité.

Dans le complément Mentana pour Outlook, vous trouverez le manuel comme suit :

Dans Outlook , cliquez sur le 'Complément Mentana' :

Cliquez sur 'Info', puis dans la fenêtre contextuelle, sur 'Manuel' :

Le Manuel s'ouvre : 

Dans la passerelle Mentana, vous trouverez le manuel comme suit : 

- En cours

Dans le portail, vous trouverez le manuel comme suit :

- En cours

Les messages sont chiffrés dès l'envoi, et les fichiers sur le système Safe sont protégés par le concept de sécurité EGVP. 

Sur la base du concept de rôles, des autorisations d'accès sont définies afin que les données, après leur stockage, ne puissent pas être lues, copiées, modifiées ou supprimées sans autorisation. 

Les autorisations d'accès attribuées sont régulièrement vérifiées et ajustées. 

De plus, la protection de l'accès est renforcée par l'utilisation d'un pare-feu. 

Tous les accès pertinents pour la sécurité et la protection des données sont journalisés.

Dans le concept de rôles, divers rôles d'administrateur (par ex. Sys-Admin, Log-Admin, Mailware-Admin, etc.) sont définis. Les administrateurs disposent des autorisations correspondantes à leur rôle.