FAQ - beBPo

Ein beBPo ist nach den jeweiligen Prozessordnungen ein sicherer Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit der Justiz (§ 130a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 ZPO, § 55a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 VwGO, § 46c Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 ArbGG, § 65a Satz 1 Abs. 4 Nr. 3 SGG, § 52a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 FGO und § 32a Abs. 4 Nr. 3 StPO). Das beBPo ist gesetzlich geregelt in den §§ 6-9 der ERVV.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Nein.

Elektronische Dokumente, die auf einem sicheren Übermittlungsweg übermittelt werden, müssen nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Ausreichend ist eine einfache elektronische Signatur, d. h. es genügt, wenn das Dokument am Ende den getippten Namenszug der verantwortlichen Person enthält. Anders als bei einer einfachen E-Mail ist bei Übermittlung über einen sicheren Übermittlungsweg der Absender rechtssicher identifiziert und die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Alle EGVP-Teilnehmer (beA, beN, eBO, OZG-Konten, EGVP-Justiz-Postfächer) können an ein beBPo elektronische Nachrichten schicken.

Von einem beBPo können elektronische Nachrichten wiederum an alle EGVP-Teilnehmer verschickt werden. Besondere Behördenpostfächer können zudem auch untereinander kommunizieren.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Ja. Jede Behörde ist verpflichtet, einen Zugang für den Empfang elektronischer Dokumente (§ 173 Abs. 2 ZPO) zu eröffnen. Ein beBPo stellt einen solchen Zugang dar.

Zudem sind Behörden nach den jeweiligen Prozessordnungen in einigen Fällen verpflichtet, Anträge und Erklärungen elektronisch bei der Justiz einzureichen. Auch ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) muss in strukturierter maschinenlesbarer Form an das Gericht übermittelt werden.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Für die Einrichtung sind grundsätzlich folgende Schritte zu beachten:

1. Installation & Anlage: Installation einer zugelassenen Sende- und Empfangssoftware und Anlage eines Postfaches (das Postfach ist danach noch nicht aktiv).
2. Beantragung: Beantragung der Freischaltung bei der zuständigen Prüfstelle.
3. Freischaltung: Die Prüfstelle identifiziert die Behörde/Organisation und veranlasst die Freischaltung im Verzeichnisdienst (SAFE-System).
4. VHN: Einbindung des Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweises (VHN).
5. Zugangsberechtigungen: Bestimmung der natürlichen Personen, die Zugang zum Postfach erhalten.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Die Institution hat eine oder mehrere natürliche Personen zu bestimmen, die Zugang zum Postfach erhalten.

Es muss zwingend dokumentiert werden, wer zugangsberechtigt ist, wann das Zertifikat und das Zertifikats-Passwort zur Verfügung gestellt wurden und wann die Zugangsberechtigung aufgehoben wurde. Zudem ist organisatorisch sicherzustellen, dass nur zugangsberechtigte Personen Zugang zum Postfach haben (§ 8 Abs. 4 ERVV). Die Zugangsberechtigten dürfen das Zertifikat nicht an Unbefugte weitergeben und haben das Zertifikats-Passwort geheim zu halten.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Ein elektronisches Dokument muss den Anforderungen des § 2 ERVV entsprechen und für das Gericht bearbeitbar sein:

• Das elektronische Dokument ist grundsätzlich im Dateiformat PDF zu übermitteln.
• Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden.
• Die Nachrichtengröße darf bis zu 200 Megabyte und 1.000 Anlagen betragen (Stand ab 01.01.2023).

Da die Verwendung des Postfachs einen sicheren Übermittlungsweg darstellt, müssen diese Dokumente nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Eine einfache Signatur (getippter Namenszug) genügt.

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Wichtig: Wenn Sie verpflichtet sind, Anträge oder Dokumente elektronisch bei der Justiz einzureichen und dies nicht tun, besteht die Gefahr, dass Ihr Antrag als unzulässig zurückgewiesen wird und ein gerichtliches Verfahren ggf. zu Ihren Ungunsten entschieden wird.

Nur bei vorübergehenden technischen Störungen ist eine Ersatzeinreichung (z. B. in Papierform) zulässig. Die vorübergehende technische Störung ist gegenüber dem Gericht glaubhaft zu machen.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Bei jeder elektronischen Nachricht, die aus einem sicheren Postfach versandt wird, wird automatisiert ein Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis (VHN) angebracht. Der VHN ist ein Softwarezertifikat, das die Herkunft der Nachricht bestätigt. Er wird maschinell geprüft.

VHN-Zertifikate können über eine Web-Anwendung erstellt werden. Man kann sich dort anmelden und ein Zertifikat herunterladen, sobald ein Postfach eingerichtet wurde, dieses von der Prüfstelle authentifiziert wurde und die Vergabe der entsprechenden Rolle (z.B. „egvp_beBPo“) im SAFE-Verzeichnisdienst erfolgt ist.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Nach den §§ 8 und 9 ERVV hat der Postfachinhaber insbesondere auf Folgendes zu achten:

• Der Postfachinhaber kann die Zugangsberechtigungen zu seinem Postfach jederzeit aufheben oder einschränken.
• Änderungen des Namens oder Sitzes sind unverzüglich der Prüfstelle des jeweiligen Bundeslandes anzuzeigen.
• Der Postfachinhaber hat die Löschung seines Postfachs zu veranlassen, wenn seine Berechtigung zur Nutzung des Postfachs endet.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder

Einem elektronischen Dokument soll bei der Übermittlung ein strukturierter Datensatz mit bestimmten Metadaten beigefügt werden (siehe § 2 Abs. 3 ERVV).

Die Justiz hat eine Web-Anwendung (den xJustiz-Strukturdatensatz-Generator) bereitgestellt, die die Erstellung eines solchen Strukturdatensatzes ermöglicht, soweit und solange dieser noch nicht von den Fachanwendungen automatisch erstellt werden kann.

Quelle: Justizportal des Bundes und der Länder